Auf dem Weg zu
Legal Technology 3.0

Interview mit Ralph Vonderstein

„Big Data und Analytics sowie besonders der Einsatz von Künstlicher Intelligenz liegen in weiter Zukunft.“

Egal, welche digitalen Technologien zur Verbesserung seiner Produkte oder Prozesse ein Unternehmen derzeit einsetzt – meistens wird sofort von Industrie 4.0 gesprochen. Muss die Rechtsabteilung schon allein deshalb in Legal Tech 3.0 investieren, um mit den anderen Fachbereichen mithalten zu können?

Das klingt plausibel, geht aber an den wirklich wichtigen Fragen vorbei. Erstes fehlt noch eine einheitliche Definition von Legal Tech 3.0. Zweitens sollte jede Rechtsabteilung ihren individuellen Weg finden, um mithilfe der richtigen Software den internen Kunden die besten Dienstleistungen zu bieten. Es liegt auf der Hand, dass Mittelständler mit einer kleinen Rechtsabteilung andere Lösungen brauchen als Konzerne, die mehr als hundert Juristen beschäftigen.

Okay, Frage eins: Was ist Legal Tech 3.0?

Legal Tech 1.0 sind für mich spezielle Programme, die ausgewählte Prozesse der Rechtsabteilung unterstützen. Legal Tech 2.0 ist die Automatisierung bestimmter Aufgaben durch Software etwa zur Document Automation. Bei Legal Tech 3.0 kommen zusätzlich Big Data und Analytics ins Spiel, also die Erfassung und Auswertung riesiger Datenmengen unter bestimmten Fragestellungen. Der nächste Schritt wäre dann der Einsatz Künstlicher Intelligenz, um juristische Themen komplett vom Rechner bearbeiten zu lassen bis hin zu einer unterschriftsreifen Lösung, die so gut ist wie die, die ein Anwalt finden würde.

 

Und wo stehen wir derzeit nach Ihrer Meinung?

Big Data und Analytics sowie besonders der Einsatz von Künstlicher Intelligenz liegen in weiter Zukunft. Die großen Themen der nächsten Jahre dürften Document Automation und Digitale Signatur sein, weil sich so Kosten massiv senken und Prozesse enorm beschleunigen lassen.
Bei Microsoft etwa wird jeder Vertrag mithilfe von Document Automation und Digitaler Signatur erstellt. Die Lösungen sind auch relativ leicht in bestehende IT-Strukturen integrierbar. Aber selbst hier haben viele Unternehmen großen Nachholbedarf. Ein Drittel nutzt derzeit gerade mal Legal Tech 1.0, die meisten anderen nur Legal Tech 2.0, obwohl es für vergleichsweise niedrige Kosten ausgereifte Lösungen gibt. Für weniger als 100 Euro pro User und Monat sind
enorme Effizienzsteigerungen realisierbar.

Trotzdem werden selbst diese Lösungen nicht in der Breite eingesetzt?

Genau. Das bringt mich zum zweiten Punkt, derbei Legal Tech wichtig ist: Die Frage, welche IT-Lösung die Arbeit der Rechtsabteilung am besten unterstützt. Dafür brauchen die Juristen erstens eine grundsätzliche Aufgeschlossenheit gegenüber neuer Technologie. Zweitens müssen sie zunächst ermitteln, wie sie den Fachabteilungen – und damit sich selber – die Arbeit erleichtern und die Effizienz steigern können. Ohne klare Zielvorstellung wird selbst die beste Legal-Tech-Lösung ihr Potenzial nicht entfalten.

Was bedeutet das konkret?

Dass die Rechtsabteilung exakt das liefert, was der Fachabteilung hilft, und dafür eine Software einsetzt. Nehmen Sie die Document Automation: Wenn ein Unternehmensjurist weiß, dass der Vertrieb regelmäßig mit einer Handvoll Kombinationen aus AGB, Geheimhaltungsvereinbarung, Kündigungsfrist und weiteren Pflichtelementen arbeitet, dann können entsprechende Formulare modular angelegt und zum Selbstkombinieren- und drucken bereitgestellt werden. Solch eine IT-Lösung entlastet die Juristen im Tagesgeschäft von stets gleichen Nachfragen seitens des Vertriebs und beschleunigt normale Vertragsabschlüsse. Zudem haben die Juristen dann Zeit, um sich sofort um Sonderfälle kümmern zu können, hinter denen oft größere Umsätze stehen. Und wer mit Document Automation arbeitet, legt gleichzeitig mit einer gut gefüllten Datenbank die Basis für den weiteren Ausbau von Legal Tech. Denn da sind die ganzen Metadaten ja automatisch drin.

Klingt logisch.

Aber es stellt viele Rechtsabteilungen bereits auf dieser Stufe der Legal Tech vor enorme Herausforderungen. Denn bisher sind viel zu wenige Prozesse implementiert, die IT-gestützt sofort zu hohen Einsparungen führen würden. Selbst bei Practice Management Software zur Verwaltung von Vorgängen liegt der Digitalisierungsgrad erst bei 25 %. Nur wenn sich die Rechtsabteilung effiziente Prozesse gibt, entfalten Tools etwa zur Kollaboration ihre volle Wirkung. Heute besteht die Zusammenarbeit innerhalb der Abteilung oder mit Fachbereichen oft aus verschiedenen Versionen eines Word-Dokuments und dem Griff zum Telefon.

Und wie findet der Leiter Recht heraus, welches Thema er am besten konkret angehen sollte?

Es gibt unterschiedliche Ansätze. Manche Konzerne mit großer Rechtsabteilung nutzen ein Legal Ticketing und analysieren auf Basis der erfassten Daten, zu welchen Themen die meisten Anfragen kommen. Die Idee: Stehen hier automatisiert Antworten zur Verfügung, steigert das besonders die Effizienz. Einem Mittelständler könnte aber auch eine einfache Umfrage reichen, was die juristischen Top-Ten-Fragestellungen der Fachabteilungen im Tagesgeschäft sind.

Und wie wird gerade bei kleinen Unternehmen daraus ein Einstieg in Legal Tech?

Das erfordert natürlich, aus den Ergebnissen die richtigen Schlüsse zu ziehen. Für den Konzern könnte das heißen, die eigenen Juristen durch eine bestimmte IT-Lösung in ihrer Arbeit zu unterstützen. Für die kleine Rechtsabteilung bedeutet das dagegen, den Einsatz von Legal Tech bei einem der Topthemen zu forcieren, indem beispielsweise mit einer Kanzlei kooperiert und hier eine entsprechende Lösung genutzt wird. Die Document Automation etwa kann über Cloud-Lösungen und VPN-Verbindungen einem Dienstleister überlassen werden – und gleichzeitig füllt der Auftraggeber so die Legal TechDatenbank. Der Phantasie sind kaum Grenzen gesetzt. Durch die digitalen Technologien kann selbst eine Ein-Mann-Rechtsabteilung enorme Vorteile realisieren, wenn nur das individuelle Konzept durchdacht und am besten zusammen mit einem externen Experten auf Tragfähigkeit überprüft ist.

Sie propagieren also ein schrittweises Vorgehen statt die Investition in eine große Lösung?

Richtig ist, was die Rechtsabteilung des Unternehmens zu vertretbaren Kosten effizienter macht. Aber es geht nicht nur um Geld, sondern generell um Zukunftsfähigkeit. Wer heute bei Investitionen in Legal Tech spart, verliert ja nicht nur den technologischen Anschluss, sondern auch massiv an Attraktivität für potenzielle Mitarbeiter. Eine Rechtsabteilung ohne moderne IT-Lösungen werden die hochqualifizierten Juristen der „Generation Digital Native“, die jetzt schon ins Berufsleben drängen, kaum als spannenden Arbeitgeber empfinden.